Nous voulons tous être clairs dans nos communications écrites, pour être compris bien sûr. Et aussi pour éviter d’avoir à perdre du temps à expliquer ce qu’on voulait vraiment dire dans notre offre de service, notre courriel ou notre article de blogue. Comment y arriver? Entre autres, en appliquant les principes suivants.
Ralentissez
Vous rédigez probablement très vite sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, en tentant de répondre le plus rapidement possible à votre interlocuteur. Vite fait, bien fait! Vrai? Pas nécessairement. Prenez quelques secondes de plus pour vous relire et éliminer, entre autres, les erreurs insérées par le correcteur automatique de votre appareil mobile.
Pensez d’abord au coeur de votre message
Chaque communication écrite doit porter sur un sujet central qui est ensuite développé dans les paragraphes ou les phrases de votre texte. Pensez à votre objectif de communication, à ce que vous voulez dire et écrivez-le ensuite le plus simplement possible.
Restez vous-même
Une des premières choses à garder en tête est d’écrire en demeurant vous-même, c’est-à-dire en utilisant des mots de tous les jours. Des mots que vous comprenez bien et que vos destinataires comprendront aussi.
Placez la bonne information au bon endroit
Simple comme principe, mais souvent oublié. Commencez par introduire votre sujet, développez-le ensuite en quelques phrases ou en quelques paragraphes, puis concluez en invitant votre lecteur à agir ou en le saluant. Malheureusement, l’introduction est souvent la partie négligée d’un texte. Aidez vos lecteurs à vous suivre en leur précisant d’entrée de jeu pourquoi vous leur écrivez et à quel sujet.
Choisissez la forme active
La phrase de forme active est plus facile à lire que les formulations passives ou négatives. Qu’est-ce que la forme active? C’est une tournure de phrase dans laquelle le sujet accomplit l’action. Par exemple : « le service à la clientèle traitera votre requête dans les plus brefs délais ».
La voix passive fait l’inverse. Le sujet subit l’action. Cela donne une phrase plus lourde comme : « votre requête sera traitée par le service à la clientèle dans les plus brefs délais ».
La voix active est plus claire parce qu’elle est plus directe et qu’elle demande moins d’efforts aux lecteurs.
Dorlotez vos énumérations
Vous avez des énumérations à inscrire dans votre texte ou votre courriel? Recourez aux puces. Pour une série de questions? Rien de mieux que les chiffres pour faciliter leur repérage et leur suivi.
Évitez la surcharge visuelle
Parfois, vous voulez attirer l’attention d’un lecteur en utilisant des procédés de mise en évidence comme le caractère gras, le soulignement, le surlignement, la couleur, la majuscule, etc. Votre
objectif est que l’information soit repérée, mais si vous abusez de la mise en relief dans votre texte, il se transforme en affiche lumineuse et clignotante pour votre lecteur, et il perd en clarté. Privilégiez le gras et allez-y avec parcimonie.
Bonne rédaction !
« En affaires, soigner ses écrits n’est jamais une erreur. L’inverse est moins sûr. »
Je conseille les entrepreneurs et les professionnels sur la façon de rendre leurs textes d’affaires plus percutants et plus efficaces. Mon objectif? Simplifier la communication écrite pour qu’elle devienne un atout dans leurs stratégies d’affaires.
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