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Écrire des courriels professionnels

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Dans un article précédent, je vous ai parlé de la façon de structurer vos articles de blogue. Maintenant, voyons comment mettre de l’ordre dans vos idées lors de la rédaction d’un courriel.  

Comment structurer un courriel 

Si l’article de blogue entre dans la catégorie des textes journalistiques, les courriels entre plutôt dans la catégorie de textes de correspondance. Sa structure et ses sections sont différentes.

Savoir quoi écrire dans chaque section  

Dans le cas d’un courriel, votre lecteur lit plutôt par obligation. Il faut aussi garder en tête que le destinataire en reçoit de nombreux par jour. On doit donc commencer par lui dire pourquoi on lui écrit et à quel sujet.  

Objet 
L’objet est le titre de votre courriel. Il devrait contenir le sujet de votre communication et idéalement son but. Par exemple, plutôt que d’écrire simplement « Rendez-vous du 30  août », on ajoute à ce sujet un nom d’action comme « Confirmation ». Déjà, notre destinataire a une meilleure idée du contenu de notre courriel (Confirmation – Rendez-vous du 30  août).   

Appel
L’appel est tout simplement une formule de civilité. « Bonjour, » peut très bien faire l’affaire. On peut aussi lui associer le nom ou le prénom de la personne à qui l’on écrit. Pour plus de détails, consultez la rubrique de l’Office québécois de la langue française.   

Introduction
Dans un courriel, l’introduction est courte : une phrase ou deux. Elle sert à informer le destinataire du sujet et du but de notre envoi. Point. Ce paragraphe ne devrait pas contenir d’autres types d’information. Notre lecteur a besoin de comprendre d’entrée de jeu pourquoi nous lui écrivons pour pouvoir faire une lecture intelligente de notre texte.    

Développement
Comme pour l’article journalistique, c’est dans cette partie que sont fournis les détails, les explications, les justifications, les excuses, les remerciements, les arguments, etc., dont le lecteur a besoin pour comprendre ou pour agir. 

Conclusion
Dans un tel texte, la conclusion sert à rappeler l’action demandée, à poser une question, à préciser une échéance ou les coordonnées d’une personne avec qui communiquer. 

Salutation
Lorsque le courriel est court, la salutation peut être faite à même la conclusion. Sinon, on utilise simplement une des formules habituelles : Bonne journée, Bien cordialement, À bientôt, etc. Ici aussi, l’Office a des propositions à faire pour varier nos salutations de courriels. 

Dans les écrits d’affaires, il arrive fréquemment que ces structures de texte ne soient pas respectées. Évidemment, comme dirait une de mes amies, « il n’y a pas mort d’homme », sauf que l’on peut rapidement perdre l’intérêt de notre lecteur et rater notre tentative de lui communiquer une information que nous jugions importante.  

Bonne rédaction!

Je conseille les entrepreneurs et les professionnels sur la façon de rendre leurs textes d’affaires plus percutants et plus efficaces. Mon objectif? Simplifier la communication écrite pour qu’elle devienne un atout dans leurs stratégies d’affaires.

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